Privacyverklaring

EA-Coaching, gevestigd aan de Willem Barthoenstraat 13, 2215 XZ te Voorhout is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Wij respecteren je privacy en persoonlijke levenssfeer, maar soms hebben we persoonlijke gegevens van je nodig. In deze verklaring lees je welke gegevens wij gebruiken en hoe wij deze gegevens opslaan, beschermen en verwerken. Deze privacyverklaring is van toepassing op onze website en de diensten die wij aanbieden. Wij behandelen je persoonlijke gegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de Relevante Wetgeving).

Om onze website en diensten aan te kunnen bieden, verwerken wij persoonsgegevens. Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Met het begrip persoonsgegevens wordt informatie bedoeld waarmee jij als persoon geïdentificeerd kunt worden. Deze definitie is in overeenstemming met de Relevante Wetgeving.

Contactgegevens
Willem Barthoenstraat 13
2215 XZ Voorhout
elze.aartman@ea-coaching.nl 

EA-Coaching is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder KvK nummer: 27335554.

Persoonsgegevens die wij verwerken
EA-Coaching verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. We kunnen je gegevens op verschillende momenten bewaren, zoals wanneer je onze website bezoekt, een account aanmaakt op onze website, gebruik maakt van onze diensten of als je contact met ons opneemt. Wij mogen je gegevens verwerken, omdat we je toestemming vragen via deze privacyverklaring. Bovendien hebben we je gegevens nodig om de overeenkomst tussen jou en ons uit te voeren.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats
  • Adresgegevens (persoonlijk en/of van bedrijf)
  • Bedrijfsnaam
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • CV
  • Ras d.m.v. foto in je CV (niet verplicht)
  • Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch
  • Bankrekeningnummer

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Als je jonger dan 16 jaar bent, dan heb je toestemming nodig van je ouders of wettelijke voogd om onze website en diensten te gebruiken. Wij kunnen echter niet controleren of een bezoeker jonger dan 16 jaar is. EA-Coaching verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van jou:

  • Gezondheid
  • Ras, afleidbaar uit je foto die je mogelijk in je CV hebt staan

Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens
EA-Coaching verwerkt je persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het op maat maken van de dienstverlening (coaching/training/workshop)
  • Het afhandelen van je betaling
  • Verzenden van onze nieuwsbrief en/of andere reclamefolders
  • Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
  • Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
  • Je de mogelijkheid te bieden je aan te melden voor één van onze diensten zoals een workshop of (online)
  • Om goederen en diensten bij je af te leveren
  • EA-Coaching analyseert je gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op je voorkeuren
  • EA-Coaching verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.

Privacy dossiers
Voor een goede begeleiding is het noodzakelijk dat EA-Coaching, als behandelaar, een dossier aanlegt. Dit geldt zowel voor de coaching als training. Het dossier bevat beknopte aantekeningen over de hulpvraag, de sessies, opdrachten, aandachtspunten en voortgang cliënt. EA-Coaching doet er alles aan de privacy te waarborgen. Dit betekent onder meer dat EA-Coaching:

  • Zorgvuldig omgaat met de persoonlijke en medische gegevens van cliënt
  • Ervoor zorgt dat onbevoegden geen toegang hebben tot deze gegevens
  • Als behandelaar heeft EA-Coaching als enige toegang tot de gegevens in het dossier
  • De gegevens uit het dossier kunnen ook nog voor de volgende doelen gebruikt worden:
    • Om andere zorgverleners, werkgever of bedrijfsarts te informeren, bijvoorbeeld als de begeleiding is afgerond of bij een verwijzing naar een
      andere behandelaar. Dit gebeurt alleen met expliciete toestemming van cliënt.
    • Voor het geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale toetsing.
    • Als EA-Coaching om een andere reden gebruik wil maken van gegevens, dan wordt vooraf expliciet om toestemming gevraagd.

Geautomatiseerde besluitvorming
EA-Coaching neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.

Hoe lang bewaren we persoonsgegevens
EA-Coaching bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor persoonsgegevens: 7 jaar (gelijk met gehele administratie als gevolg van de wettelijke verplichting t.b.v. rapportage en wettelijke bewaartermijn fiscus).

Delen van persoonsgegevens met derden
EA-Coaching deelt je persoonsgegevens alleen met verschillende derden als dit nodig is voor de uitvoering van de met jou gesloten overeenkomst en om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens.

Derden die inzicht hebben in gegevens van EA-Coaching zijn:

  • Administratiekantoor Disis (voor verwerking administratie en belastingaangifte)
  • CSR (cliënt vult de CSR-stressklachtenvragenlijst in, waarbij het emailadres moet worden ingevuld, zodat de vragenlijst verstuurd kan worden. De naam wordt vervangen door een nummer).
  • Firstbeat (naam en emailadres worden gebruikt voor het aanvragen van het abonnement, en toesturen mail met instructies voor de HRV-meting. EA-Coaching kan binnen de beveiligde omgeving van Firstbeat de rapportages inzien en deze downloaden voor de cliënt)

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Wij maken op ea-coaching.nl gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina/s van deze website (en/of Flash-applicaties) wordt meegestuurd en door je browser op je harde schijf van je computer wordt opgeslagen. Wij gebruiken cookies om het gebruik van onze website te faciliteren, het inloggen op onze website te vergemakkelijken en je instellingen en voorkeuren te onthouden. Je kunt deze cookies uitzetten via je browser (of via uw profielpagina) maar dit kan het functioneren van onze website negatief aantasten. Ook zijn deze cookies noodzakelijk om aanmeldingen voor bijvoorbeeld workshops en (online) trainingen te kunnen verwerken.

Op de website worden ook cookies geplaatst door derden:

  • Webhosting: Mijndomein (de verwerkersovereenkomst ligt vast in de algemene voorwaarden van Mijndomein welke op de website van Mijndomein
    geplubiceerd zijn).

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens door EA-Coaching en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens waarover wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Wil je gebruik maken van je recht op bezwaar en/of recht op gegevensoverdraagbaarheid of heb je andere vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd verzoek naar elze.aartman@ea-coaching.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij je een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

EA-Coaching wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tipons. 

Beveiligen
EA-Coaching neemt de bescherming van je gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als je het idee hebt dat je gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons via elze.aartman@ea-coaching.nl. Wij nemen o.a. de volgende maatregelen:

  • Beveiliging van netwerkverbindingen met Secure Socket Layer (SSL) of een vergelijkbare technologie.
  • De toegang is beperkt tot personen die de gegevens nodig hebben.
  • Encryptie (versleuteling) van digitale bestanden die persoonsgegevens bevatten.

Wijzigingen
Wij behouden ten allen tijde het recht ons privacybeleid te wijzigen. De wijzigingen treden in werking op het aangekondigde tijdstip van inwerkingtreding.

Versie: maart 2024